Prosedürler

KURUMSAL SOSYAL SORUMLULUK PROSEDÜRÜ

1.         AMAÇ
İTEK olarak; tüm paydaşlarımıza katkı sağlayacak sosyal, çevresel ve ekonomik sorunlara destek vermek
için prensip ve yöntemleri belirlemek.
 
2.         UYGULAMA ALANI
Bu prosedür İTEK in faaliyet gösterdiği tüm sahalarda, tüm çalışanlarını ve iş ortaklarını kapsamaktadır.
 
3.         UYGULAMA SORUMLUSU

Görev	Sorumluluk
Insan Kaynakları Müdürü	İnsan Kaynağına ilişkin ve çalışan yönetiminin prosedüre ve politikalara uygunluğunun sağlanmasından, takibinden ve raporlanmasından sorumludur
Satınama ve İdari İşler Müdürü	Alt İşveren, Taşeron, ve Tedarikçilerin faaliyetlerinin prosedüre uygunluğunun sağlanması için gerekli korordinasyon ve yönlendirmeden sorumludur
İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi	İş Sağlığı ve Güvenliğinin sağlanması, korunması ve mevzuata uygunluğun sağlanması için gerekli düzenleme ve faaliyetlerin takibinden sorumludur
Çevre Yönetim Sorumlusu	Çevrenin korunması ve mevzuata uygunluğun sağlanması için gerekli düzenleme ve faaliyetlerin takibinden sorumludur
İTEK Personeli	Prosedür ve politikalarla ilgili tüm faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için üstüne düşeni yapmaktan ve takibinden sorumludur
Entegre Yönetim Sistem Sorumlusu	Prosedür ve polikalara uygunluğun denetlenmesi (iç ve dış denetim) ve raporlanmasından sorumludur.

 
4.         TERİMLER VE TANIMLAR
 
5.         REFERANS DOKÜMANLAR
•     IYS-10/PO-04 Sosyal Sorumluluk Politikası
•     IYS-10/PO-02 İnsan Kaynakları Politikası
•     IYS-10/PO-01 Entegre Yönetim Sistemi Politikası
•     IYS-10/PO-03 Etik Politika
•     IYS-10/PO-05 İnsan Hakları Politikası
 
6.         EKLER
 
7.         AKIŞ ŞEMASI
 
8.         UYGULAMA
8.1 Firma içi sosyal uygunluk denetimi yılda bir kez yapılarak süreçlerin uygunluğu ve işlevselliği kontrol edilir. Denetim sosyal sorumluluk uygulama ve çalışmalarına katılması gereken departmanların katılımı ile gerçekleştirilir.
 
8.2. Kanun ve Diğer Yükümlülüklere Uyum: Yürürlükteki kanun ve yönetmelikleri, müşterilerimizin iş ortaklığı kurallarını ve gönüllü olarak uyguladığımız yönetim sistemleri standartları sürekli olarak izlemeyi ve bunlara uygun şekilde faaliyet gösterilmektedir.
Her birim kendi ile ilgili kanun ve diğer yükümlülükleri takip ederek, diğer birimleri bilgilendirir.
 
8.3. Çocuk İşçi Çalıştırmanın Önlenmesi: Çocuk işçi çalıştırılmasına müsaade etmemeyi ve desteklememeyi, çocuk işçi çalıştırma usul ve esaslarına uygun hareket ederek, 18 yaşın altında işçi çalıştırılmayarak, işe alım süreçleri tamamlanmaktadır.
İşe başvuru esnasında personelden alınan kimlik belgeleri incelenerek yaşları belirlenmektedir.
 
8.4. Yabancı uyruklu işçi çalıştırılması: Yasadışı yollardan yabancı işçi çalıştırılmaz.
 
8.5. Zorla ve Zorunlu Çalıştırmanın Önlenmesi: Hiçbir çalışan hiçbir konuda baskı altında ve borca dayalı çalıştırılmaz, tüm çalışanlara eşit şartlar altında kendi rızaları ile işe uygun pozisyonlarda istihdam edilmektedir. Bu kapsamda sözleşme yapılarak, tüm çalışanlar kendi rızaları ile bu sözleşmeyi imzalama esası dayalıdır.
 
8.6. Çalışma Saatleri: Çalışma saatlerinin belirlenmesinde yürürlükteki kanuni yükümlülüklere ve endüstriyel standartlara uyulur; fazla mesailerde gönüllülük esasına uygun hareket edilir.
 
8.7. Düzenli İstihdam: Firmamızda mümkün olan her durumda, yapılan iş, ulusal yasalar ve uygulamalar tarafından tanınan istihdam ilişkisi temelinde çalışma yapılır. Tüm çalışanlar eşit şartlar altında kendi rızaları ile işe uygun pozisyonlarda istihdam edilir.
 
8.8. Disiplin, Taciz ve Kötü Muamelenin önlenmesi: Fiziksel istismar, fiziksel istismar tehdidi, cinsel veya psikolojik veya başka türlü taciz ve sözlü istismarı, kanuna aykırı disiplin uygulamasını yasaktır. Firmamızda çalışanlarımıza saygılı ve onurlu davranılarak çalışılmaktadır.
 
8.9. Ödemeler ve Haklar: Ücretlerin yasal ve endüstriyel standartlara uygun olması ve personelin başlıca ihtiyaçlarını karşılamaya yeterli olması sağlanır; fazla mesailerde gönüllülük esasına göre hareket edilir.
 
8.10. Ayrımcılığın Önlenmesi: Çalışan istihdamı yetenek ve yetkinlik esaslıdır, şahısların inançları ya da karakterleriyle ilişkilendirilmez. Bu sebeple İtek olarak, istihdam oluştururken, kişilerin ırkına, cinsiyetine, dinine, özrüne bakmadan ve ayrımcılık gözetmeden seçim yapılır.
 
8.11. İş Sağlığı ve Güvenliğinin Sağlanması: Tüm çalışanlara iş sağlığı ve güvenliği için yasal gereklilikleri yerine getirmeyi, iş kazalarının önlenmesi için her türlü önleyici tedbiri almayı, çalışanlarımıza yeterli donanıma sahip çalışma ortamı ve temel ihtiyaçlarını karşılayacakları hijyenik her türlü imkanı sunularak çalışmaları sağlanmaktadır.
Risk analizine dayalı proaktif bir yaklaşım benimsenerek, tüm çalışanların iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarına katılımını sağlamak ve çalışanların genel sağlığını ön planda tutan bir çalışma sistemi benimsenerek faaliyetler sürdürülür.
 
8.12. Çevre Kirlenmesinin Önlenmesi: Çevre kirliliğinin önlenmesi ve doğanın korunması için çevre dostu
politika ve standartlar benimsenmiştir, çalışanlarımızı bu konuda bilinçlendirilerek faaliyetler yürütürüz.
 
Alt Üreticinin Kontrolü: Üretimde ilişki içinde olunan alt üreticiler, tedarikçiler için gerekli kontrol prosedürleri oluşturulur ve alt üreticiler sosyal uygunluk faaliyetleri yönünden denetlenir. Değerlendirme sonuçları risk / swot analizleri ve aksiyon planları ile izlenir. Sosyal uygunluk düzeylerinin geliştirilmesi için gerekli takip faaliyetleri yürütülür.
 
Paydaşlarla İlişkiler: Tüm paydaşlarla ilişkilerde Sosyal Sorumluluk Standardı’ nın felsefesine ve ruhuna uygun hareket edilir, bu doğrultuda başta İş Kanunu olmak üzere ilgili bütün yasalara ve mevzuata riayet edilir. Tüm davranış ve faaliyetlerimizde iyi niyet kurallarına uyulur, bir diğer ifade ile etik kuralları her zaman ve durumda kayıtsız şartsız göz önünde bulundurulur.
 
Rüşvetin Önlenmesi: Tüm çalışan ve tedarikçilerimizden maddi kazanç sağlayacak hiçbir hediye ve ödemeyi hiçbir koşulda kabul etmemeyi ve bu tür taleplerde bulunmamayı hedefleyen etik kurallar çerçevesinde çalışılmalar yürütülür.

İÇ ŞİKAYET PROSEDÜRÜ
 

1. AMAÇ

İTEK olarak; çalışan tüm personelin, her türlü  dilek ve  şikayetlerinin alınması, değerlendirilmesi, sonuçlandırılması  ve sürekli  iyileştirilmesini  sağlayacak  bir sistem belirlemektir

2. UYGULAMA ALANI

Kuruluşumuzda, tespit edilen veya şikayet değerlendirme ekibine iletilen, her türlü şikayet ve önerinin değerlendirilmesi faaliyetlerini kapsar..

3. UYGULAMA SORUMLUSU

Görev	Sorumluluk
Insan Kaynakları Müdürü	Genel olarak prosedürün yürütülmesinden sorumludur. Dilek ve Şikayetlerin alınması değerlendirilmesi ve raporlanması, kayıtların muhafazasından sorumludur
Çalışan Temsilcisi	İnsan Kaynakları Müdürü ile birlikte Dilek ve Şikayetlerin alınması değerlendirilmesi ve raporlanması, kayıtların muhafazasından sorumludur
İTEK Personeli	Dilek ve şikayetlerini prosedüre uygun olarak iletmekten sorumludur.

 








 

4. TERİMLER VE TANIMLAR

•  Yazılı olarak  bildirilen, işyeri ile ilgili her türlü hoşnutsuzluk-olumsuzluk belirten dokümanlardır.
• Yazılı olarak  bildirilen çalışma hayatını iyileştirmek ve iş motivasyonunui çalışan bağlılığını arttırmak hedefli, işyeri ile ilgili isteklerdir.

5. REFERANS DOKÜMANLAR

• IYS-60/FR- 18  Dilek ve Şikayet Formu
• Çalışan Memnuniyet Anketi

 

6. EKLER

7. AKIŞ ŞEMASI

8. UYGULAMA

1. Firmamızda, her türlü dilek ve şikayet ve öneri için, ”Dilek ve Şikayet” kutusu ve e-posta vasıtası ile sağlanmaktadır.
2. Her hangi bir konuda, dilek veya şikayette bulunmak isteyen personel, şikayetini veya dileğini IYS-60/FR-18 nolu Dilek ve Şikayet Formuna yazarak, kutulardan birisine atar. Şikayette bulunan kişinin ismini yazma zorunluluğu yoktur
3. Personelimiz dilek ve şikayetlerini e-posta ile bilgi@itek.com.tr ye de iletebilir.
4. İsteyen personelimiz doğrudan amirlerine veya kendileri tarafından seçilen’’ Çalışan Temsilcilerine ‘ de dilek ve şikayetini iletebilir.
5. Her ayın sonunda Çalışan temsilcisi ve İnsan Kaynakları Müdürü tarafından kutular açılarak, e-posta ile ve sözlü iletilen dilek şikayetler değerlendirmeye alınır.
6. Fabrika Müdürü, Opex&Kalite Direktörü ve İnsan Kaynakları Müdürü nün katılımı ile gerçekleşen değerlendirme toplantısında tek tek incelenen dilek ve şikayetlerin hangilerine ne şekilde geri dönüş yapılacağına karar verilir.
7. Değerlendirme sonuçları aynı form üstüne kayıt edilir ve bir nüshası çalışana verilir.
8. Şayet dilek ve ya şikayet hemen giderilecek türden ise, değerlendirmeyi yapan kişiler tarafından, şikayete konu olan  problem, ilgili bölümlerle görüşülerek  hemen giderilir.
9. Şayet, şikayete konu olan problem, uzun vadede giderilecek/ yatırım gerektirecek türden ise, bu şikayet, aylık YGG toplantılarında Genel Müdürün de görüş ve kararı alınıp gerekli çözümler bulunarak sorun giderilir.
10. Giderilmesi  çeşitli nedenlerden dolayı , mümkün olmayan şikayetler bir rapor şeklinde Yönetim Kuruluna bildirilir.
11. Değerlendirme sonuçları bir sonraki ay yayınlanarak üretim ve yemekhane girişindeki iletişim panolarına asılarak çalışanlara  bilgi  verilir.
12. Yılda bir kez, çalışan memnuniyet anketi kapsamında kurumsal şikayet prosedürünün etkin olarak işleyip işlemediği de sorgulanır.
13. Ankette, şikayetlere çözüm bulunup bulunmadığı, şikayetlerin dikkate alınıp alınmadığı, dileklerin değerlendirilip değerlendirilmediğinin, şikayet mekanizması  ile ilgili eğitim alınıp alınmadığının sorgulaması yapılır. Anketlerde evet ve hayır seçenekleri bulunmaktadır.

1. Anket sonuçları değerlendirilerek, sonuçlar panolara asılarak yayınlanır. Ankete göre ankete katılanların %40 ‘ı her hangi bir soruya, hayır yanıtı vermişlerse, o konu için iyileştirme işlemleri başlatılır.
2. İlgili dokümanlar (Dilek ve Şikayet Formları, e-postalar, değerlendirme toplantı kayıtları, anket formları ve sonuç raporları) 5 yıl süre ile İnsan Kaynakları Müdürü tarafından muhafaza edilir.